De Agilon digital coach is een AI ondersteunde digitale coach waarmee gebruikers kunnen reflecteren over zichzelf, hun werk, keuzes, doelen, communicatie, leiderschap, persoonlijke ontwikkeling en andere coachingsgerichte thema’s.
De tool is bedoeld als hulpmiddel voor reflectie en persoonlijke ontwikkeling. De Agilon digital coach vervangt geen arts, psycholoog, therapeut, juridisch adviseur, loopbaancoach of andere professionele hulpverlener.
Deze pagina legt uit welke persoonsgegevens kunnen worden verwerkt, waarom dat gebeurt, welke rol Agilon BV opneemt en welke keuzes en rechten gebruikers hebben.
1. Rolverdeling
Agilon BV is verwerkingsverantwoordelijke voor het gebruik van de Agilon digital coach, tenzij in een afzonderlijke overeenkomst uitdrukkelijk anders is bepaald.
Dat betekent dat Agilon BV bepaalt waarom en hoe persoonsgegevens worden verwerkt binnen de toepassing, bijvoorbeeld voor:
- het aanmaken en beheren van gebruikersaccounts;
- het aanbieden van de digitale coach;
- het verwerken van abonnementen en betalingen;
- het toepassen van kortingscodes of corporate codes;
- het aanmaken van facturen wanneer de gebruiker daarom vraagt;
- beveiliging, support, foutanalyse en technisch beheer;
- wettelijke, boekhoudkundige en administratieve verplichtingen.
Wanneer een organisatie toegang tot de Agilon digital coach aanbiedt aan medewerkers via een corporate code, kan die organisatie zelf ook een rol opnemen in de gegevensverwerking, bijvoorbeeld voor het beheer van toegangscodes of interne communicatie over het aanbod. Tenzij anders overeengekomen krijgt de organisatie geen toegang tot de inhoud van persoonlijke coachingsgesprekken van individuele gebruikers.
Agilon BV verwerkt persoonsgegevens alleen voor zover dat nodig is om de Agilon digital coach correct, veilig en wettelijk te kunnen aanbieden.
2. Welke gegevens kunnen worden verwerkt?
Afhankelijk van hoe je de Agilon digital coach gebruikt, kunnen volgende gegevens worden verwerkt:
- identificatiegegevens, zoals naam, e-mailadres, gebruikersnaam, loginmethode en laatste login;
- accountgegevens, zoals registratiedatum, abonnementsstatus, gekozen formule, activatie, annulatie en toegangsperiode;
- betaalgegevens, zoals betaalstatus, betaalreferentie, abonnementstype, betaalmethode en informatie die nodig is om betalingen via Mollie te verwerken;
- facturatiegegevens, wanneer je een factuur aanvraagt, zoals bedrijfsnaam, ondernemingsnummer, btw-nummer, adres, land en e-mailadres voor facturatie;
- gegevens over kortingscodes of corporate codes, zoals gebruikte code, geldigheidsduur, resterend gebruik en toegekende toegang;
- inhoud van gesprekken met de digitale coach, zoals vragen, antwoorden, reflecties, samenvattingen en gekozen thema’s;
- technische gegevens, zoals IP-adres, browserinformatie, foutmeldingen, beveiligingslogs, pluginversie, configuratie en tijdstip van gebruik;
- communicatiegegevens, zoals supportvragen, e-mails of berichten aan Agilon BV.
De Agilon digital coach is een coachingsomgeving. Daardoor kan je zelf gevoelige of persoonlijke informatie delen in een gesprek. Deel alleen informatie die nodig is voor je vraag. Vermijd het delen van medische gegevens, psychologische diagnoses, familiale problemen, conflicten, financiële gegevens, klachten of persoonsgegevens van anderen, tenzij dat echt nodig is en je daar bewust voor kiest.
3. Waarvoor worden gegevens gebruikt?
De gegevens worden gebruikt om:
- je toegang te geven tot de Agilon digital coach;
- je account en abonnement te beheren;
- je vragen te verwerken en AI antwoorden te genereren;
- de digitale coach technisch te laten werken;
- betalingen via Mollie mogelijk te maken;
- facturen via Billit aan te maken wanneer je een factuur aanvraagt en er effectief betaald is;
- btw en facturatie correct toe te passen;
- kortingscodes en corporate codes correct te verwerken;
- support te bieden;
- misbruik, fraude, technische fouten of beveiligingsproblemen te onderzoeken;
- de werking, veiligheid en betrouwbaarheid van de toepassing te verbeteren;
- te voldoen aan wettelijke en boekhoudkundige verplichtingen.
Gespreksgegevens worden niet gebruikt om algemene AI modellen te trainen, tenzij dit uitdrukkelijk anders wordt meegedeeld en juridisch correct wordt geregeld.
4. AI verwerking
Wanneer je de Agilon digital coach gebruikt, worden je vraag, de chatcontext en relevante informatie uit het gesprek verwerkt om een antwoord te genereren.
De antwoorden worden automatisch gegenereerd door een AI systeem. Er leest niet standaard een menselijke coach, medewerker, arts of psycholoog mee.
AI kan nuttig zijn, maar is niet foutloos. Een antwoord kan onvolledig zijn, je situatie verkeerd interpreteren of onvoldoende rekening houden met belangrijke context.
Gebruik de Agilon digital coach daarom niet als enige bron bij belangrijke beslissingen over gezondheid, werk, rechten, financiële keuzes, psychologische problemen of crisissituaties. Contacteer in zulke gevallen een bevoegde persoon of professionele hulpverlener.
5. Betalingen, abonnementen en facturen
Betalingen en maandelijkse of jaarlijkse abonnementen worden verwerkt via een externe betaalprovider.
Agilon BV verwerkt de gegevens die nodig zijn om:
- een betaling te starten;
- een abonnement te activeren;
- een betaling te controleren;
- toegang te verlenen of stop te zetten;
- een mislukte betaling op te volgen;
- een annulatie correct te verwerken.
Wanneer je een factuur aanvraagt, worden de nodige facturatiegegevens verwerkt. De factuur wordt pas aangemaakt nadat de betaling effectief is ontvangen. Als het te betalen bedrag 0 euro is, wordt er geen nulfactuur aangemaakt.
Voor Belgische klanten en buitenlandse klanten waarvoor de btw niet kan worden verlegd, wordt 21% btw toegevoegd. Wanneer een buitenlandse gebruiker facturatiegegevens opgeeft, kan een controle gebeuren om te bepalen of btw al dan niet moet worden aangerekend.
6. Corporate codes
Agilon BV kan aan organisaties corporate codes bezorgen. Daarmee kunnen meerdere gebruikers toegang krijgen tot de Agilon digital coach.
Bij corporate codes kunnen gegevens worden verwerkt zoals:
- de gebruikte code;
- het aantal toegelaten gebruikers;
- het aantal reeds gebruikte activaties;
- de duur van de toegang;
- het moment waarop een gebruiker zich met de code registreert;
- de abonnements- of toegangsstatus van de gebruiker.
Tenzij anders overeengekomen, krijgt de organisatie die de corporate code heeft aangekocht geen toegang tot de inhoud van individuele gesprekken tussen gebruikers en de Agilon digital coach.
7. Bewaartermijnen
Agilon BV bewaart persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt.
Daarbij gelden onder meer volgende principes:
- accountgegevens worden bewaard zolang je account actief is;
- abonnements- en betaalgegevens worden bewaard zolang dat nodig is voor administratie, opvolging en wettelijke verplichtingen;
- facturatiegegevens worden bewaard zolang de boekhoudwetgeving dat vereist;
- technische logs worden beperkt bewaard voor beveiliging, foutanalyse en support;
- gesprekken met de digitale coach worden bewaard zolang dat nodig is voor de werking van de toepassing, tenzij een andere bewaartermijn wordt ingesteld of meegedeeld.
Wanneer je je account laat verwijderen, worden je gegevens verwijderd of geanonimiseerd, behalve wanneer Agilon BV bepaalde gegevens nog moet bewaren om wettelijke, boekhoudkundige of gerechtvaardigde redenen.
8. Beveiliging
Agilon BV neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen.
Dat betekent onder meer:
- toegang tot systemen beperken tot personen die die toegang nodig hebben;
- accounts en beheeromgevingen beveiligen;
- technische maatregelen nemen tegen ongeoorloofde toegang, verlies of misbruik;
- gegevens niet onnodig delen;
- supporttoegang beperken tot wat nodig is;
- medewerkers en eventuele onderaannemers aan vertrouwelijkheid binden;
- relevante beveiligingsincidenten onderzoeken en, waar nodig, melden volgens de toepasselijke regels.
Geen enkel digitaal systeem is volledig risicovrij. Gebruik daarom altijd een sterk wachtwoord en deel geen onnodige gevoelige informatie in de chat.
9. Subverwerkers en externe dienstverleners
Agilon BV kan beroep doen op externe dienstverleners om de Agilon digital coach technisch en administratief mogelijk te maken.
Dat kan onder meer gaan om:
- hostingproviders;
- AI dienstverleners;
- betaalproviders zoals Mollie;
- facturatiediensten zoals Billit;
- e-maildiensten;
- support- en beveiligingstools;
- analytische of technische monitoringdiensten.
Deze partijen mogen persoonsgegevens alleen verwerken voor zover dat nodig is voor hun opdracht en volgens de afspraken die met hen zijn gemaakt.
10. Rechten van gebruikers
Je hebt, binnen de grenzen van de toepasselijke wetgeving, verschillende rechten met betrekking tot je persoonsgegevens.
Je kan vragen om:
- inzage in je persoonsgegevens;
- verbetering van onjuiste gegevens;
- verwijdering van gegevens;
- beperking van de verwerking;
- overdracht van gegevens;
- bezwaar tegen bepaalde verwerkingen;
- intrekking van toestemming wanneer een verwerking op toestemming gebaseerd is.
Sommige gegevens kunnen niet onmiddellijk worden verwijderd wanneer Agilon BV ze nog moet bewaren voor wettelijke, boekhoudkundige of gerechtvaardigde redenen.
11. Wanneer gebruik je de Agilon digital coach beter niet?
Gebruik de Agilon digital coach niet als enige bron bij:
- dringende situaties;
- medische klachten;
- psychologische nood;
- gedachten aan zelfbeschadiging of zelfdoding;
- verslaving;
- trauma;
- geweld;
- grensoverschrijdend gedrag;
- discriminatie;
- juridische geschillen;
- arbeidsconflicten;
- formele klachten;
- financiële problemen;
- situaties waar onmiddellijke menselijke tussenkomst nodig is.
Neem in zulke gevallen rechtstreeks contact op met een arts, psycholoog, therapeut, crisisdienst, vertrouwenspersoon, HR verantwoordelijke, juridisch adviseur, leidinggevende of andere bevoegde persoon.
Bij acuut gevaar contacteer je onmiddellijk de hulpdiensten.
12. Contact
Heb je vragen over privacy of gegevensbescherming binnen de Agilon digital coach?
Contacteer:
Agilon BV
robby@agilon.be